Рассматриваются вопросы выбора рациональных подходов к процессу анализа систем управления. Показаны преимущества системного метода исследования применительно к рассматриваемому объекту. Выделены критерии, которым должны соответствовать отдельные элементы системы управления для эффективного применения системного подхода к процессу ее совершенствования. Предлагается последовательность мероприятий необходимых для разработки и совершенствования системы управления.
Совершенствование систем управления организацией связано с исследованием особенностей функционирования самой организации.
В настоящее время в исследованиях часто используется статистический метод, позволяющий переходить от следствия к причинам, от отдельных фактов к обобщениям. По Фишеру Р.[1] такой индуктивный метод – единственный метод, с помощью которого рождается новое знание. Однако индуктивный метод исследования не всегда дает возможность получить новое знание с высоким уровнем достоверности, так как подразумевает исследование объекта в рамках изолированного фактора, без учета остальных, которые считаются неизменными. При этом совершенство методики исследования зачастую оценивается по уровню дифференциации объекта на отдельные составляющие: чем их больше, тем при прочих равных условиях совершеннее методика, так как позволяет детальнее разобраться в объекте исследования. В таком случае результат исследования это суммарная функция обобщения частных однофакторных зависимостей путем их синтеза в систему.
В условиях динамичной внешней среды вышеописанный метод исследования не обеспечивает комплексного рассмотрения связей и зависимостей, характерных для современных социально-экономических систем и процессов. Это происходит по ряду причин, таких как: 1. Высокая стоимость и трудоемкость многофакторных исследований. 2. В сложных социально-экономических системах не все факторы могут рассматриваться изолировано вследствие действия закона взаимозависимых и взаимообусловленных процедур. Погрешности, которые возникают в результате рассмотрения отдельных факторов без учета их взаимосвязей и взаимозависимостей могут быть в дальнейшем устранены с помощью процесса дедукции, в результате чего оцениваются известные факторы и при необходимости процедура индукции повторяется. Отсюда можно сделать вывод, что качество и глубина исследований зависит от количества циклов дедуктивных и индуктивных процедур и их взаимообусловленностью. Такой метод исследования применительно к системам управления может быть нерационален с точки зрения необходимых материальных и временных ресурсов.
Из-за ужесточающихся конкурентных условий и стремительно меняющихся технологий усложняются и сами системы управления, вследствие чего их анализ и изучение путем последовательной детализации становится трудноразрешимой задачей. Следовательно, для комплексного исследования многофакторных систем более рационально будет использовать методы, которые органично сочетали бы в себе принципы дедукции и индукции, допускали бы определенные упрощения путем исключения некоторых деталей, которые не влияют в значительной мере на функционирование объекта исследования и не характеризуют данный объект в рамках предмета исследования. Кроме того такой метод должен быть универсальным для возможности использования специалистами на различных уровнях в процессе анализа отдельных элементов системы управления.
Всем вышеуказанным требованиям отвечает системный метод исследований, строящийся на упрощениях . Он может быть реализован по следующей схеме: а) предварительное изучение объекта исследования с целью выявления основных системообразующих тенденций и зависимостей; б) определение основных направлений исследования; в) анализ зависимостей между элементами системы и выявление значимых характеристик объекта исследования; г) введение допущений и понятий; д) синтез частных зависимостей в систему и поиск более общих эмпирических зависимостей посредством анализа и обобщений; е) проверка полученных результатов и их корректировка по основным характеристикам объекта исследований; ж) анализ и обобщение полученных данных, разработка практических рекомендации.
В результате использования такого подхода становится возможным исследовать объект со всеми его структурообразующими взаимосвязями, выявлять новые свойства и констатировать отсутствие прежних, наблюдаемых до синтеза частей в систему, оценивать уровень сложности и разнообразия объекта исследования.
Любая организация – это система, создаваемая для достижения определенных социально-экономических, производственно-хозяйственных или каких-либо других целей. Термин «система» (от греч. systema–целое, составленное из частей) появился и первоначально использовался в механике для обозначения совокупности взаимосвязанных материальных точек. Сегодня «система» - множество составляющих единство элементов связей и взаимодействий между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и целенаправленность. Эти взаимосвязи и взаимодействия образуют структуру системы. Без структуры не может существовать ни одна система. Так как между элементами существует множество связей, то существует и множество структур системы (полиструктурность системы).
Исходя из этого, каждый элемент системы можно рассматривать как отдельную систему, так же как и саму систему можно рассматривать в качестве элемента системы более высокого уровня. Для большинства систем характерно, что энергия внутренних связей намного существеннее энергии внешних воздействий либо влияния факторов, не относящихся к этой системе. В процессе преодолевания влияния внешних воздействий система меняется, но при этом сохраняется качественная определенность системы, которая может сохраняться в течение длительного промежутка времени.
Основополагающие признаки любой системы – наличие строго заданной совокупности элементов, реализующих при взаимодействии некоторую общую функцию, свойственную только этой системе, на фоне преобладания связей между элементами системы над их взаимодействием с окружающей средой. Благодаря последнему свойству можно исследовать систему по частям на любом уровне ее иерархической структуры, выделив из окружающей среды и отнеся последнюю к фоновым условиям с фиксированными или изменяющимися по известному закону характеристиками.
По определению управление – это комплекс взаимосвязанных технологических и организационно-экономических мероприятий, определяющий интенсивность использования ресурсов в организации и конечный результат ее деятельности. Из него следует, что общая функция системы управления – это сохранение и повышение эффективности деятельности организации. Вместе с тем, организация – это сложная динамическая система, формирующаяся в пространстве и во времени в результате взаимодействия, распределения и перераспределения имеющихся, поступающих извне и продуцируемых в ней веществ, энергии и информации, обеспечивающая, как показано выше, преобладание внутренних связей над внешними. Управление такими системами, как известно, базируется на идеях кибернетики . Исповедуя современную концепцию управления, можно определить его в целом как системное управление, основанное на низких затратах естественных и антропогенных факторов интенсификации работы организации. Необходимо также отметить, что система управления должна быть адаптируема к складывающимся социально-экономическим условиям. Кроме того исходя из концепции эффективности, речь должна идти не просто о низких затратах и высокой интенсивности работы организации, а об оптимальном сочетании возможных затрат и конечного результата. То есть, должна решаться задача оптимальности управляющих действий.
В контексте данного подхода закон оптимума является ведущим в общей иерархии законов природы и общественного развития. Он обобщает действие всех остальных законов, принципов и правил, среди которых в данном случае можно выделить следующие: 1. Принцип оптимальной конструкции Н. Рашевски. Применение этого принципа на практике предполагает: во-первых, выделение основных элементов структуры системы управления и установление функциональных связей между ними; во-вторых, количественное описание функциональных связей; в-третьих, построение обобщенной шкалы сравнения элементов и связей; в-четвертых, определение степени влияния отдельных элементов и связей на устойчивость функционирования всей системы управления. Следовательно, необходимо выделить классы конкурирующих решений по отдельным элементам управления. Задача сводится к выделению решений, минимизирующих затраты и обусловленных поставленными условиями.
2. Принцип наименьшего времени Ферма. Гласит, что любой объект движется по траектории, гарантирующей минимальные затраты времени на переход из одного состояния в другое. Если под движением систем управления понимать их множественные функциональные проявления, реакции на воздействие окружающей среды, которые в соответствии с принципом Ферма, реализуются в течение минимально достаточного времени, то использование этого принципа приводит к задаче п.1. 3.Принцип наименьшего действия Мопертью и Гамильтона. Утверждает, что функционирующая система выбирает траекторию, обеспечивающую достижение цели при наименьшем действии. Другими словами, минимизируется величина показателя «действия» системы (затрат ресурсов). Применительно к системам управления этот принцип можно свести к утверждению, что протекающие в них процессы всегда связаны с минимально достаточными для устойчивого целенаправленного управления энергетическими и прочими ресурсными изменениями.
Указанное выше преобладание энергии связей и взаимодействий между элементами системы над связями и взаимодействиями с элементами окружающей среды делает организацию целостной системой, которая эффективно преодолевает воздействия на систему объективных и субъективных факторов, что делает систему устойчивой в течение длительного промежутка времени. Отсюда следует, что для обеспечения высокой устойчивости организации к воздействию различных факторов управляющее воздействие должно обеспечивать формирование такой системы связей между элементами системы, энергия которых преобладала бы над энергией потенциальных внешних воздействий на систему.
Организация как система должна быть дифференцирована по иерархическому принципу на элементы (подсистемы), обладающие автономией функций. Последние, в свою очередь, служат аргументами некоторой общей функции более высокого уровня. Элементы системно неделимы и имеют функциональную однозначность внутрисистемных связей, превосходящих по силе взаимодействия связи с окружающей средой. И чем точнее определены функциональные границы элементов, тем проще их автономное исследование без потери знаний о системе в целом. В частности, из-за того, что факторы макро и микро среды организации постоянно меняются, принцип единственного различия соблюдается весьма относительно. Автономность элементов позволяет давать этому принципу корректную интерпретацию отдельных частей сложной структуры.
Таким образом, на начальном этапе разработки системы управления организацией необходимо:
1.Провести мониторинговые исследования аналогичных организаций и составить типичную формализованную структурную схему их систем управления.
2.Из всех элементов структуры выделить системообразующие, и дать их характеристику.
3. Установить основные количественные соотношения между элементами типичной формализованной структурной схемы организации, регламентирующие количественные и качественные характеристики организационно-экономических и информационных потоков в пространстве и во времени.
4. Разработать структуру системы управления с соблюдением указанных основных соотношений между элементами структуры организации. Здесь вполне применима теория подобия, в частности, один из основополагающих ее принципов – постоянство пропорций в структурных отношениях моделируемых объектов. Эта теория позволяет минимизировать величину дополнительных затрат на модернизацию систем управления.
5. Сформулировать и решить задачи минимизации затрат ресурсов так, чтобы можно было построить некоторое множество потенциально реализуемых решений и чтобы каждому из них соответствовало определенное число – стоимость его реализации. Тогда остается найти вариант решения с минимальной ценой.
Для реализации такого алгоритма необходимо количественное описание всего множества специфических задач, причем для достижения универсальности желателен минимальный набор таких оценок. Качество подобной оценки зависит от точности дифференциации и учета всех элементов всех подсистем управления, включая применяемые технологии, людские и материальные ресурсы и т.д. Наш анализ показывает, что полезной может быть оценка с помощью нормированных функциональных зависимостей, которая позволяет количественно сравнивать влияние на исследуемый процесс различных факторов в рамках исследуемой системы.
Вместе с тем, когда мы говорим о системах управления, то должны учитывать, что в силу своей адаптивности они, по определению, не могут быть оптимальными, но могут быть оптимизируемыми, так как по мере накопления опыта качество функционирования адаптивных систем приближается к оптимальному. Этому способствует и устойчивость существенных (свойственных только для данного типа управляемой организации) характеристик организации, позволяющая исследовать их в течение длительного промежутка времени, давая адекватное качественное и количественное описание, совершенствуя структуру и функции выстраиваемых систем управления. Кроме того, исследуя качественные свойства и количественные соотношения структурных элементов, можно придавать им большую степень детерминированности и тем ограничивать область поиска оптимума.
Под качественными свойствами принято понимать свойства, позволяющие судить об элементах и системах в целом. Значение качественных характеристик велико: они позволяют задать область функционирования элементов с известными свойствами, упростить модели, сделать количественные оценки более точными даже при недостатке информации о сущности процесса.
Качественные и количественные характеристики, таким образом, - это составляющие единого целого и должны обязательно присутствовать в научной разработке, дополняя друг друга и повышая уровень фундаментальности научного результата.
И, наконец, социальная, экономическая, материально-техническая и любые другие стороны функционирования организации в целом определяются совершенством применяемых технологий. Поэтому для повышения эффективности управления организацией логично совместить решение задачи оптимизации собственно системы управления с оптимальным проектированием применяемых технологий.
Литература
1. Адлер Ю.П., Маркова Е.В., Грановский Ю.В. Планирование эксперимента при поиске оптимальных условий // М.: Наука, 1971.
2. Эшби У. Введение в кибернетику.// М.: ИЛ, 1958.
3. Мухин В.И. М-92 Исследование систем управления. // М.:Экзамен, 2002.
4. Винер Н. Кибернетика или управление и связь в животном и машине. // М.: Советское радио, 1968.
Совершенствование систем управления организацией связано с исследованием особенностей функционирования самой организации.
В настоящее время в исследованиях часто используется статистический метод, позволяющий переходить от следствия к причинам, от отдельных фактов к обобщениям. По Фишеру Р.[1] такой индуктивный метод – единственный метод, с помощью которого рождается новое знание. Однако индуктивный метод исследования не всегда дает возможность получить новое знание с высоким уровнем достоверности, так как подразумевает исследование объекта в рамках изолированного фактора, без учета остальных, которые считаются неизменными. При этом совершенство методики исследования зачастую оценивается по уровню дифференциации объекта на отдельные составляющие: чем их больше, тем при прочих равных условиях совершеннее методика, так как позволяет детальнее разобраться в объекте исследования. В таком случае результат исследования это суммарная функция обобщения частных однофакторных зависимостей путем их синтеза в систему.
В условиях динамичной внешней среды вышеописанный метод исследования не обеспечивает комплексного рассмотрения связей и зависимостей, характерных для современных социально-экономических систем и процессов. Это происходит по ряду причин, таких как: 1. Высокая стоимость и трудоемкость многофакторных исследований. 2. В сложных социально-экономических системах не все факторы могут рассматриваться изолировано вследствие действия закона взаимозависимых и взаимообусловленных процедур. Погрешности, которые возникают в результате рассмотрения отдельных факторов без учета их взаимосвязей и взаимозависимостей могут быть в дальнейшем устранены с помощью процесса дедукции, в результате чего оцениваются известные факторы и при необходимости процедура индукции повторяется. Отсюда можно сделать вывод, что качество и глубина исследований зависит от количества циклов дедуктивных и индуктивных процедур и их взаимообусловленностью. Такой метод исследования применительно к системам управления может быть нерационален с точки зрения необходимых материальных и временных ресурсов.
Из-за ужесточающихся конкурентных условий и стремительно меняющихся технологий усложняются и сами системы управления, вследствие чего их анализ и изучение путем последовательной детализации становится трудноразрешимой задачей. Следовательно, для комплексного исследования многофакторных систем более рационально будет использовать методы, которые органично сочетали бы в себе принципы дедукции и индукции, допускали бы определенные упрощения путем исключения некоторых деталей, которые не влияют в значительной мере на функционирование объекта исследования и не характеризуют данный объект в рамках предмета исследования. Кроме того такой метод должен быть универсальным для возможности использования специалистами на различных уровнях в процессе анализа отдельных элементов системы управления.
Всем вышеуказанным требованиям отвечает системный метод исследований, строящийся на упрощениях . Он может быть реализован по следующей схеме: а) предварительное изучение объекта исследования с целью выявления основных системообразующих тенденций и зависимостей; б) определение основных направлений исследования; в) анализ зависимостей между элементами системы и выявление значимых характеристик объекта исследования; г) введение допущений и понятий; д) синтез частных зависимостей в систему и поиск более общих эмпирических зависимостей посредством анализа и обобщений; е) проверка полученных результатов и их корректировка по основным характеристикам объекта исследований; ж) анализ и обобщение полученных данных, разработка практических рекомендации.
В результате использования такого подхода становится возможным исследовать объект со всеми его структурообразующими взаимосвязями, выявлять новые свойства и констатировать отсутствие прежних, наблюдаемых до синтеза частей в систему, оценивать уровень сложности и разнообразия объекта исследования.
Любая организация – это система, создаваемая для достижения определенных социально-экономических, производственно-хозяйственных или каких-либо других целей. Термин «система» (от греч. systema–целое, составленное из частей) появился и первоначально использовался в механике для обозначения совокупности взаимосвязанных материальных точек. Сегодня «система» - множество составляющих единство элементов связей и взаимодействий между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и целенаправленность. Эти взаимосвязи и взаимодействия образуют структуру системы. Без структуры не может существовать ни одна система. Так как между элементами существует множество связей, то существует и множество структур системы (полиструктурность системы).
Исходя из этого, каждый элемент системы можно рассматривать как отдельную систему, так же как и саму систему можно рассматривать в качестве элемента системы более высокого уровня. Для большинства систем характерно, что энергия внутренних связей намного существеннее энергии внешних воздействий либо влияния факторов, не относящихся к этой системе. В процессе преодолевания влияния внешних воздействий система меняется, но при этом сохраняется качественная определенность системы, которая может сохраняться в течение длительного промежутка времени.
Основополагающие признаки любой системы – наличие строго заданной совокупности элементов, реализующих при взаимодействии некоторую общую функцию, свойственную только этой системе, на фоне преобладания связей между элементами системы над их взаимодействием с окружающей средой. Благодаря последнему свойству можно исследовать систему по частям на любом уровне ее иерархической структуры, выделив из окружающей среды и отнеся последнюю к фоновым условиям с фиксированными или изменяющимися по известному закону характеристиками.
По определению управление – это комплекс взаимосвязанных технологических и организационно-экономических мероприятий, определяющий интенсивность использования ресурсов в организации и конечный результат ее деятельности. Из него следует, что общая функция системы управления – это сохранение и повышение эффективности деятельности организации. Вместе с тем, организация – это сложная динамическая система, формирующаяся в пространстве и во времени в результате взаимодействия, распределения и перераспределения имеющихся, поступающих извне и продуцируемых в ней веществ, энергии и информации, обеспечивающая, как показано выше, преобладание внутренних связей над внешними. Управление такими системами, как известно, базируется на идеях кибернетики . Исповедуя современную концепцию управления, можно определить его в целом как системное управление, основанное на низких затратах естественных и антропогенных факторов интенсификации работы организации. Необходимо также отметить, что система управления должна быть адаптируема к складывающимся социально-экономическим условиям. Кроме того исходя из концепции эффективности, речь должна идти не просто о низких затратах и высокой интенсивности работы организации, а об оптимальном сочетании возможных затрат и конечного результата. То есть, должна решаться задача оптимальности управляющих действий.
В контексте данного подхода закон оптимума является ведущим в общей иерархии законов природы и общественного развития. Он обобщает действие всех остальных законов, принципов и правил, среди которых в данном случае можно выделить следующие: 1. Принцип оптимальной конструкции Н. Рашевски. Применение этого принципа на практике предполагает: во-первых, выделение основных элементов структуры системы управления и установление функциональных связей между ними; во-вторых, количественное описание функциональных связей; в-третьих, построение обобщенной шкалы сравнения элементов и связей; в-четвертых, определение степени влияния отдельных элементов и связей на устойчивость функционирования всей системы управления. Следовательно, необходимо выделить классы конкурирующих решений по отдельным элементам управления. Задача сводится к выделению решений, минимизирующих затраты и обусловленных поставленными условиями.
2. Принцип наименьшего времени Ферма. Гласит, что любой объект движется по траектории, гарантирующей минимальные затраты времени на переход из одного состояния в другое. Если под движением систем управления понимать их множественные функциональные проявления, реакции на воздействие окружающей среды, которые в соответствии с принципом Ферма, реализуются в течение минимально достаточного времени, то использование этого принципа приводит к задаче п.1. 3.Принцип наименьшего действия Мопертью и Гамильтона. Утверждает, что функционирующая система выбирает траекторию, обеспечивающую достижение цели при наименьшем действии. Другими словами, минимизируется величина показателя «действия» системы (затрат ресурсов). Применительно к системам управления этот принцип можно свести к утверждению, что протекающие в них процессы всегда связаны с минимально достаточными для устойчивого целенаправленного управления энергетическими и прочими ресурсными изменениями.
Указанное выше преобладание энергии связей и взаимодействий между элементами системы над связями и взаимодействиями с элементами окружающей среды делает организацию целостной системой, которая эффективно преодолевает воздействия на систему объективных и субъективных факторов, что делает систему устойчивой в течение длительного промежутка времени. Отсюда следует, что для обеспечения высокой устойчивости организации к воздействию различных факторов управляющее воздействие должно обеспечивать формирование такой системы связей между элементами системы, энергия которых преобладала бы над энергией потенциальных внешних воздействий на систему.
Организация как система должна быть дифференцирована по иерархическому принципу на элементы (подсистемы), обладающие автономией функций. Последние, в свою очередь, служат аргументами некоторой общей функции более высокого уровня. Элементы системно неделимы и имеют функциональную однозначность внутрисистемных связей, превосходящих по силе взаимодействия связи с окружающей средой. И чем точнее определены функциональные границы элементов, тем проще их автономное исследование без потери знаний о системе в целом. В частности, из-за того, что факторы макро и микро среды организации постоянно меняются, принцип единственного различия соблюдается весьма относительно. Автономность элементов позволяет давать этому принципу корректную интерпретацию отдельных частей сложной структуры.
Таким образом, на начальном этапе разработки системы управления организацией необходимо:
1.Провести мониторинговые исследования аналогичных организаций и составить типичную формализованную структурную схему их систем управления.
2.Из всех элементов структуры выделить системообразующие, и дать их характеристику.
3. Установить основные количественные соотношения между элементами типичной формализованной структурной схемы организации, регламентирующие количественные и качественные характеристики организационно-экономических и информационных потоков в пространстве и во времени.
4. Разработать структуру системы управления с соблюдением указанных основных соотношений между элементами структуры организации. Здесь вполне применима теория подобия, в частности, один из основополагающих ее принципов – постоянство пропорций в структурных отношениях моделируемых объектов. Эта теория позволяет минимизировать величину дополнительных затрат на модернизацию систем управления.
5. Сформулировать и решить задачи минимизации затрат ресурсов так, чтобы можно было построить некоторое множество потенциально реализуемых решений и чтобы каждому из них соответствовало определенное число – стоимость его реализации. Тогда остается найти вариант решения с минимальной ценой.
Для реализации такого алгоритма необходимо количественное описание всего множества специфических задач, причем для достижения универсальности желателен минимальный набор таких оценок. Качество подобной оценки зависит от точности дифференциации и учета всех элементов всех подсистем управления, включая применяемые технологии, людские и материальные ресурсы и т.д. Наш анализ показывает, что полезной может быть оценка с помощью нормированных функциональных зависимостей, которая позволяет количественно сравнивать влияние на исследуемый процесс различных факторов в рамках исследуемой системы.
Вместе с тем, когда мы говорим о системах управления, то должны учитывать, что в силу своей адаптивности они, по определению, не могут быть оптимальными, но могут быть оптимизируемыми, так как по мере накопления опыта качество функционирования адаптивных систем приближается к оптимальному. Этому способствует и устойчивость существенных (свойственных только для данного типа управляемой организации) характеристик организации, позволяющая исследовать их в течение длительного промежутка времени, давая адекватное качественное и количественное описание, совершенствуя структуру и функции выстраиваемых систем управления. Кроме того, исследуя качественные свойства и количественные соотношения структурных элементов, можно придавать им большую степень детерминированности и тем ограничивать область поиска оптимума.
Под качественными свойствами принято понимать свойства, позволяющие судить об элементах и системах в целом. Значение качественных характеристик велико: они позволяют задать область функционирования элементов с известными свойствами, упростить модели, сделать количественные оценки более точными даже при недостатке информации о сущности процесса.
Качественные и количественные характеристики, таким образом, - это составляющие единого целого и должны обязательно присутствовать в научной разработке, дополняя друг друга и повышая уровень фундаментальности научного результата.
И, наконец, социальная, экономическая, материально-техническая и любые другие стороны функционирования организации в целом определяются совершенством применяемых технологий. Поэтому для повышения эффективности управления организацией логично совместить решение задачи оптимизации собственно системы управления с оптимальным проектированием применяемых технологий.
Литература
1. Адлер Ю.П., Маркова Е.В., Грановский Ю.В. Планирование эксперимента при поиске оптимальных условий // М.: Наука, 1971.
2. Эшби У. Введение в кибернетику.// М.: ИЛ, 1958.
3. Мухин В.И. М-92 Исследование систем управления. // М.:Экзамен, 2002.
4. Винер Н. Кибернетика или управление и связь в животном и машине. // М.: Советское радио, 1968.